Home > World Of Academic > Implementasi Knowledge Management System pada UPT Puskom Universitas Lampung

Implementasi Knowledge Management System pada UPT Puskom Universitas Lampung


TUGAS 2

 

Implementasi Knowledge Management System

pada UPT Puskom Universitas Lampung

 

 GIGIH FORDA NAMA

1106041975

 

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS INDONESIA

2012

 

I.    PENDAHULUAN

 1.1.      Latar Belakang.

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (Information and Communication Technology) atau TIK yang sangat fenomenal telah membawa dunia memasuki era baru globalisasi yang lebih cepat dan dinamis. Keberadaan TIK telah berdampak pada hampir seluruh aspek kehidupan umat manusia, membentuk masyarakat berpengetahuan (knowledge society), khususnya masyarakat informasi (information society).  Pertumbuhan bidang TIK selain menjadi katalis perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni (IPTEKS), juga telah memicu dan mendorong perkembangan manajemen kelembagaan atau organisasi. Perpaduan teknologi komunikasi dan kehandalan teknologi informasi, yang tidak hanya mampu untuk memproses dan komputasi data, tetapi juga meliputi, antara lain, jaringan yang menghubungkan antarkomputer sedemikian rupa sehingga antarkomputer dapat saling berkomunikasi dan bertukar informasi tanpa batas ruang dan waktu, merupakan tantangan dan peluang bagi suatu institusi atau lembaga untuk berkembang. Itulah sebabnya untuk meningkatkan keunggulan komparatif dan kompetitifnya kini banyak perusahaan, pelaku bisnis, dan industri berskala internasional dan nasional telah menempatkan TIK bukan hanya sebagai alat pendukung kinerja tetapi sebagai senjata strategis dalam menghadapi era informasi yang sangat kompetitif ini.

Kehandalan TIK yang mampu mentransmisi informasi, yang mencakup data numerik, teks, audio dan visual antarkomputer, sehingga informasi bukan hanya sebagai bahan cetakan saja, tidak pelak lagi juga telah mengubah cara pandang dan pengelolaan pendidikan tinggi.  Dalam abad informasi yang penuh persaingan ini, institusi pendidikan tinggi atau perguruan tinggi dapat diumpamakan sebagai knowledge enterprise. Perguruan tinggi dapat diibaratkan seperti sebuah knowledge server. Dalam hal ini, knowledge yang dimaksud tidak hanya kumpulan ilmu pengetahuan, tetapi juga sekumpulan informasi. Sebagai knowledge server, perguruan tinggi harus mampu mengkreasi  (creating), menyimpan atau menjaga (preserving), menyampaikan (transmitting), menyebarkan (disseminating), dan menerapkan (applying) pengetahuan dan informasi. Oleh karenanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan perguruan tinggi sangat tergantung pada kepiawaian perguruan tinggi tersebut dalam mengelola informasi dan pengetahuan.

Universitas Lampung (Unila) sebagai Perguruan Tinggi Negeri di Lampung telah memiliki lembaga khusus yang berperan dalam pengelolaan TIK guna menunjang aktifitas Tridharma Perguruan Tinggi, lembaga ini adalah UPT Puskom, merupakan akronim dari Unit Pelaksana Teknis Pusat Komputer, merupakan lembaga yang dibentuk dengan tugas pokok utama adalah mengumpulkan, mengolah, menyajikan dan menyimpan dan informasi serta memberikan layanan untuk program pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Visi dari Puskom adalah “Menjadi Pusat Pelayanan, Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi yang Handal dan Berdaya Saing Tinggi”. Misinya adalah: 1).Meningkatkan layanan TIK bagi civitas akademika Universitas Lampung. 2).Meningkatkan pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam rangka meningkatkan kualitas pembelajaran. 3).Meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat. 4).Meningkatkan pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi Unila. 5).Mengembangkan sistem informasi manajemen yang mendukung kelancaran proses belajar mengajar. 6).Meningkatkan budaya TIK yang kondusif dan dinamis di lingkungan Unila.

Tujuan yang ingin dicapai adalah 1).Meningkatkan dan mengembangkan sistem teknologi informasi dan komunikasi untuk mendukung peningkatan kualitas proses belajar-mengajar.2).Meningkatkan dan mengembangkan kapasitas komputasi dan sistem informasi manajemen yang mendukung kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.3). Meningkatkan kualitas sumberdaya manusia yang handal untuk mendukung kelancaran TIK.4).Meningkatkan dan mengembangkan sistem informasi manajemen berbasis teknologi informasi dan komunikasi, dalam rangka meningkatkan sistem tata kelola Unila yang lebih sehat, efisien, efektif, dan akuntabel, serta dapat mengangkat citra Unila yang positif di mata masyarakat.5).Meningkatkan budaya dan kompetensi bidang teknologi informasi dan komunikasi di kalangan civitas akademika.6).Meningkatkan kinerja layanan bidang teknologi informasi dan komunikasi, seperti layanan konektivitas jaringan intranet dan internet, layanan akses ke informasi akademik, dan layanan pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi.7).Mengembangkan sistem keamanan dalam memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi di UNILA.8).Meningkatkan kerjasama bidang teknologi informasi dan komunikasi dengan pihak eksternal UNILA, dalam rangka membangun masyarakat pembelajar untuk lebih mampu bersaing.9).Meningkatkan kinerja manajemen pengelolaan sumberdaya dan infrastruktur informasi dan teknologi informasi dan komunikasi UNILA.

Saat ini Puskom memiliki 4 divisi untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi yang telah dicanangkan sebelumnya yaitu 1).BBS Unilanet, berperan dalam mengelola interkoneksi jaringan intranet/internet. 2).ADPC, berperan dalam mengelola sistem informasi akademik Unila, 3). MISTC, berperan dalam penyelenggaran pelatihan dan manajemen sistem informasi, 4). CSC, berperan dalam melayani keperluan akademik mahasiswa. Sumber daya manusia pengelola 4 divisi tersebut sangatlah terbatas dengan rincian sebagai berikut: BBS;terdiri dari 2 orang staff PNS dan 5 pegawai honor, ADPC; terdiri dari 4 orang PNS, MISTC; terdiri dari 1 orang PNS dan satu pegawai honor, CSC; terdiri dari 1 PNS dan 1 pegawai honor. Dari komposisi SDM tadi terlihat bahwa Puskom hanya sedikit memiliki tenaga ahli dengan kewajiban tugas yang cukup banyak, sehingga sering terjadi overload aktifitas karena minimnya tim pengelola. Pada beberapa divisi hanya mengandalkan satu orang tenaga ahli tanpa ada alternatif tenaga ahli lain sehingga ilmu serta pengalaman yang dimiliki hanya dikuasai sendiri dan tidak terjadi proses transfer pengetahuan. Proses sharing dan transfer knowledge antar sesama pengelola juga masih relatif jarang dilakukan, sehingga seringkali pengelola mengalami staknasi dan berjuang sendiri ketika dihadapkan pada masalah besar. Dokumentasi kegiatan dan aktifitas rutin keseharian masih belum dilakukan secara terintegrasi dan terpadu, masing masing divisi dengan caranya sendiri menyimpan dokumentasi seperti disimpan dalam bentuk CD, lembaran kertas, atau hanya menyimpannya dalam  fikiran masing-masing.

Kondisi ini mencerminkan bahwa kondisi knowledge management pada Puskom belum terkonsep dengan baik sehingga belum saling memberikan manfaat positif antar sesama anggotanya. Dengan manajemen yang baik, banyak manfaat yang bisa dipetik misalnya mengenai manajemen pembelajaran, administrasi, kepakaran bidang tertentu, pengembangan karir, dan sebagainya. Untuk mewujudkan hal tersebut harus dibudayakan kebiasaan menulis dan mem-publish tulisan. Selain itu diperlukan juga sistem manajemen knowledge sebagai wadah para anggotanya untuk mem-publish ide, gagasan, atau hasil penelitiannya. Selain itu, wadah untuk menanggapi (diskusi) topik yang telah diposting oleh member juga harus tersedia. Sistem manajemen knowledge organisasi semacam ini dikenal dengan istilah OKMS (Organization Knowledge Management System). Pada dasarnya proses manajemen knowledge meliputi 4 fungsi pokok, yaitu using knowledge (penggunaan knowledge), finding knowledge (penemuan knowledge), creating knowledge (pembuatan knowledge) serta packaging knowledge (pengemasan knowledge).

1.2.       Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari penulisan jurnal ini adalah:

  • Menganalisis knowledge management dalam tata kelola UPT Puskom Unila.
  • Mengkaji teknologi yang diterapkan pada UPT Puskom.
  • Implementasi Knowledge Management pada UPT Puskom Unila

Manfaat dari penulisan jurnal ini adalah:

  • Memahami pentingnya knowledge management dalam tata kelola pengetahuan yang berpotensi dalam institusi pendidikan (Universitas Lampung).
  • Mendapatkan suatu informasi peran teknologi dalam sinkronisasi knowledge management dengan sistem informasi transfer knowledge (sisfotek) sehingga mampu menunjang aktifitas Puskom.

 1.3.         Metodologi penulisan

Penulisan jurnal ini menggunakan beberapa referensi sumber yang diperoleh dari internet, buku, maupun jurnal untuk memperoleh data yang akurat dan informasi yang memadai dalam kajian penulisan jurnal ini.

 II.    TINJAUAN PUSTAKA

2.1.           Knowledge Management (KM) dan Penerapannya.

Manajemen pengetahuan semakin berperan penting dalam bisnis dari banyak organisasi, karena mereka menyadari bahwa daya saing tergantung pada manajemen sumber daya intelektual yang efektif (Oktavia, 2010). Sejalan dengan Oktavia, Palacios et. al. (2009) memahami manajamen pengetahuan sebagai sebagai sebuah sistem manajemen yang menangkap aspek model mapan organisasi dan memperluasnya untuk menyediakan metodologi praktis. Mereka mendefinisikan kandungan dari manajemen pengetahuan yang terdiri dari dua dimensi: prinsip dan praktek. Konsep khusus mereka mengenai manajemen pengetahuan adalah sebagai alat manajemen yang ditandai dengan seperangkat prinsip bersama dengan serangkaian praktek dan teknik melalui prinsip-prinsip yang diperkenalkan, tujuannya yakni untuk membuat, mengubah, menyebarkan dan memanfaatkan pengetahuan. Definisi ini memungkinkan kita untuk memverifikasi apakah sebuah fungsi sistem manajemen didasarkan atas kepercayaan dan nilai-nilai yang terkandung dalam prinsip-prinsip KM. Analisis apakah prinsip-prinsip ini terwujud dalam seperangkat praktik dan teknik dalam perilaku rutin perusahaan juga merupakan suatu hal penting. Setiap perusahaan mengembangkan prinsip-prinsip KM dalam konteks yang berbeda. Namun, harus mempertimbngkan apakah sesuai untuk menentukan seperangkat prinsip umum yang perlu dipadukan kedalam suatu sistem KM.

Dari definisi tersebut maka ada empat subsistem dari manajemen pengetahuan yakni mendapatkan, menciptakan, menyimpan, dan mentransfer-memanfaatkan pengetahuan. Sistem yang diciptakan merupakan suatu keterkaitan yang komprehensif dari informasi dan pengetahuan dari beragam sumber seperti kalangan praktisi, ilmuwan, dan pengamat. Data dan informasi diolah, dianalisis, dan sejauh mungkin disintesis yang kemudian dipakai untuk menyusun strategi bisnis perusahaan. Keberhasilan penerapan manajemen pengetahuan sangat bergantung pada beberapa faktor. Faktor pertama adalah kualitas pemimpin perusahaan yang didukung semua lini. Dalam hal ini pemimpin, contohnya manajemen menengah, haruslah berkomitmen dan taat akan asas dalam menerapkan dan mengembangkan sistem secara partisipatif dan integral. Kedua adalah dukungan budaya kerja berbasis pengetahuan di kalangan manajemen dan karyawan. Secara eksplisit budaya pengetahuan akan memperkuat budaya kerja yang ada. Dan yang ketiga, karena sebagai sistem maka manajemen pengetahuan harus merupakan sistem bisnis perusahaan yang total. Artinya subsistem manajemen pengetahuan berkaitan dengan subsistem lainnya seperti dengan subsistem-subsistem manajemen SDM, manajemen finansial, manajemen kompensasi, manajemen produksi, manajemen pemasaran (Mangkuprawira, 2008).

Ada beberapa hambatan bagi introduksi KM efektif, menurut Yu (2002) diantaranya adalah (1) absennya suatu budaya yang mengatasi resistensi para anggota dalam sebuah organisasi untuk berbagi pengetahuan; (2) kurangnya atau tidak cukupnya komunikasi kepada para karyawan mengenai konsep KM dan manfaatnya; (3) sebuah hierarki yang menghindari difusi pengetahuan serta proses pembelajaran; (4) suatu struktur organisasi dengan fleksibilitas langka yang menghalangi transfer pengetahuan internal; (5) teknologi kuno atau sangat rumit; (6) kesalahan dalam memadukan KM dengan praktek kerja yang lazim; (7) kurangnya pelatihan.

Sistem knowledge management yang efektif akan membuat karyawan secara cepat dan mudah menemukan data, informasi, dan pengetahuan lainnya. Sehingga memungkinkan mereka untuk menganalisis informasi secara mudah dan berkolaborasi dengan karyawan lain serta pihak ketiga tanpa dibatasi oleh lokasi serta perbedaan waktu.KM dapat berkontribusi bagi keberlangsungan keunggulan kompetitif, memungkinkan pengembangan kompetensi-kompetensi berbeda. Gloet and Terziovski dalam Oktavia (2010) menganggap KM sebagai penggerak utama dibalik seperangkat kompetensi dalam sebuah organisasi. Khususnya, implementasi KM dapat memungkinkan penyebaran inovasi kompetensi.

Cara organisasi mengembangkan kebijaksanaannya dan meregenerasi pengetahuannya adalah dengan langsung dikondisikan oleh alam dan kepentingan sistem manajemen ini. Sejalan dengan hal ini, Zollo dan Winter (2002) dalam Palacios et. al. (2009) menyatakan bahwa organisasi mengembangkan kompetensi-kompetensi dinamis ketika tiga mekanisme bersamaan ada. Ketiganya antara lain akumulasi pengalaman, artikulasi pengetahuan dan kodifikasinya. Suatu sistem KM meliputi ketiga hal tersebut. Pengenalan sistem KM memungkinkan perolehan pengetahuan baru, yang menciptakan rutinitas baru, model mental dan inovasi.

Dalam Manajemen Pengetahuan (KM) dikenal istilah Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang pada umumnya belum terdokumentasi karena pengetahuan ini masih ada pada keahlian atau pengalaman seseorang. Pada umumnya, Tacit Knowledge masih berhubungan dengan hal-hal yang bersifat praktek, dimana transfer knowledge tersebut masih dilakukan dengan cara sosialisasi langsung. Tacit Knowledge dapat didokumentasikan, tetapi membutuhkan penjelasan rinci agar tidak terjadi kesalahpahaman kepada orang yang membaca dokumentasi dari pengetahuan tersebut. Sebaliknya explicit knowledge adalah pengetahuan yang formal, sistematis dan mudah untuk ditransfer atau dibagikan ke orang lain dalam bentuk dokumentasi karena umumnya merupakan pengetahuan yang bersifat teori dimana memudahkan para ahli untuk membagi pengetahuannya kepada orang lain melalui buku, artikel dan jurnal tanpa harus datang langsung untuk mengajari orang tersebut. Contohnya adalah pelajaran knowledge manajemen, dimana setiap mahasiswa dapat belajar dari modul-modul yang disediakan dosen.

Transfer antara tacit knowledge dan explicit knowledge kepada orang-orang yang ada di dalam organisasi atau perusahaan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain:

  1. Socialization (tacit to tacit): tacit knowledge di share kepada orang lain dengan cara mengamati, mencontoh dan melatih tanpa mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledge tersebut.
  2. Externalization (tacit to explicit): tacit knowledge di share dengan cara mendokumentasikan secara logis dan konseptual, sehingga mudah untuk dimengerti orang lain.
  3. Combination (explicit to explicit): explicit knowledge yang sudah dimiliki dan eksternal knowledge dikombinasikan untuk mengembangkan explicit knowledge yang sudah ada.
  4. Internalization (explicit to tacit) : explicit knowledge yang sudah ada dipelajari dan dipraktekkan untuk mendapatkan tacit knowledge yang baru dan bermanfaat.

Adopsi KM memiliki dampak positif terhadap proses organisasional yang menciptakan, menyimpan, mendistribusikan dan menginterpretasikan pengetahuan serta rekrutmen, retensi dan keterlibatan aktif para karyawan bertalenta. KM juga memiliki dampak positif terhadap kemampuan perusahaan dalam mengelola proyek-proyek riset dan pengembangan guna mengangkat kemampuan internal bagi pengenalan pengetahuan dan untuk meningkatkan stok pengetahuan yang tersedia Gloet dan Terziovski (2004) dalam Palacios et. al. (2009).

Perkembangan budaya organisasi yang mendorong pertukaran pengetahuan mendorong dialog mengenai pekerjaan dan kesalahan yang telah dilakukan. Dalam hal ini, perusahaan yang dimiliki oleh suatu kelompok dapat menggunakan sumberdaya secara bersama. Sumber daya seperti pengetahuan pengolahan khusus dan kemampuan teknis dapat ditukarkan dalam bentuk suatu “budaya” umum dari keunggukan dan intelejen teknis terkemuka. Konteks organisasional dan budaya seperti ini dapat menarik orang-orang bertalenta, sehingga meningkatkan modal manusia dengan pengetahuan tacit yang relevan. Pembelajaran terus menerus dan budaya inovatif memiliki dampak positif bagi pertumbuhan stok pengetahuan (Scarbrough, 2003).

Akuisisi pengetahuan adalah pengumpulan data-data dari seorang pakar ke dalam suatu sistem (program komputer). Bahan pengetahuan dapat diperoleh melalui buku, jurnal ilmiah, literatur, seorang pakar, browsing internet, laporan dan lain-lain. Sumber pengetahuan dari buku, jurnal ilmiah, literatur, seorang pakar, browsing internet, laporan dijadikan dokumentasi untuk dipelajari, diolah dan dikumpulkan dengan terstruktur menjadi basis pengetahuan (knowledge base). Sumber-sumber pengetahuan yang diperoleh agar menghasilkan data-data yang baik maka perlu diolah dengan kemampuan yang baik pula sehingga dapat menghasilkan solusi yang efisien. Karena kemampuan yang menjadi hal yang pokok/wajib dibutuhkan oleh seorang pengembang sistem. Dalam membangun sistem besar, seseorang memerlukan knowledge engineer atau pakar elisitasi pengetahuan untuk berinteraksi dengan satu atau lebih pakar manusia dalam membangun basis pengetahuan (Estriyanto dkk, 2008).

2.2.         Penciptaan dan Pengembangan Knowledge.

Penciptaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama, Von Krogh, Ichiyo serta Nonaka dalam Estriyanto dkk (2008) mengemukakan bahwa penciptaan pengetahuan organisasional terdiri dari lima langkah utama yaitu :

  1. Berbagi pengetahuan terbatinkan,
  2. Menciptakan konsep,
  3. Membenarkan konsep,
  4. Membangun prototype, dan
  5. Melakukan penyebaran pengetahuan di berbagai fungsi dan tingkat di organisasi.

Menurut Estriyanto dkk (2008), Siklus knowledge management mempunyai kelebihan dalam hal pengkategorian, pengorganisasian dan penyimpanan, deseminasi, dan kemudahan untuk diakses. Dengan demikian siklus konsep yang dibangun atas knowledge management jauh lebih baik dan lebih mendorong terjadinya inovasi dibandingkan dengan siklus inovasi itu sendiri. Sistem pakar (expert system) merupakan salah satu teknologi andalan dalam knowledge management, terutama melalui empat skema penerapan dalam suatu organisasi yaitu :

  1. Case-based reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan pengalaman, termasuk kasus dan solusinya
  2. Rule-based reasoning (RBR) mengandalkan serangkaian rules yang merupakan representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam memecahkan kasus-kasus yang rumit
  3. Model-based reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk atribut, perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledge
  4. Constraint-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara RBR dan MBR.

Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan knowledge management di salah satu unit organisasi dengan dokumentasi dan informasi dalam bentuk :

  1. Proses mengoleksi, mengorganisasikan, mengklasifikasikan, dan mendiseminasikan ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar knowledge tersebut berguna bagi siapapun yang memerlukannya,
  2. Kebijakan, prosedur yang knowledge dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu jaringan intranet yang selalu up-to-date,
  3. Menggunakan ICT yang tepat untuk menangkap knowledge yang terdapat di dalam pikiran individu sehingga knowledge itu bisa dengan mudah digunakan bersama dalam suatu organisasi,
  4. Adanya suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi expert systems.
  5. Analisis informasi dalam databases, data mining atau data warehouse sehingga hasil analisis tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh lembaga,
  6. Mengidentifikasi kategori knowledge yang diperlukan untuk mendukung lembaga, mentransformasikan basis knowledge ke basis yang baru,
  7. Mengkombinasikan peng-indek-an, pencarian knowledge dengan pendekatan semantics atau syntacs,
  8. Mengorganisasikan dan menyediakan know-how yang relevan, kapan, dan bilamana diperlukan, mencakup proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices, prediksi dan cara-cara memecahkan masalah. Secara sederhana, intranet, groupware, atau bulletin boards adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan mendesiminasikan knowledge,
  9. Memetakan knowledge (knowledge mapping) pada suatu organisasi baik secara online atau off-line, pelatihan, dan perlengkapan akses ke knowledge.

 2.3.             Proses Konversi Knowledge.

Scarbrough (2003) mengatakan bahwa tacit knowledge maupun explicit knowledge dapat dikonversikan dengan proses sosialisasi, eksternalisasi, internalisasi, maupun kombinasi. Untuk mengubah tacit knowledge menjadi explicit knowledge diperlukan proses eksternalisasi, sedangkan untuk mengubah explicit knowledge menjadi tacit knowledge diperlukan proses internalisasi.

  III.             PEMBAHASAN


3.1.         Pembudayaan Knowledge Sharing di UPT Puskom.

Knowledge management syatem diharapkan mampu membuat berbagai informasi (shared information) menjadi lebih baik. Knowledge management termasuk strategi dari tanggung jawab dan tindak lanjut (commitment), baik untuk meningkatkan efektifitas organisasi maupun untuk meningkatkan peluang/kesempatan. Tujuan dari knowledge management adalah meningkatkan kemampuan organisasi untuk melaksanakan proses inti lebih efisien. Agar knowledge management system berhasil dilaksanakan pada UPT Puskom maka hal-hal berikut ini harus dibudayakan pada anggotanya, baik secara individu maupun insitusi:

  1. Menciptakan knowledge: knowledge diciptakan begitu seseorang menentukan cara baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how. Kadang-kadang knowledge eksternal dibawa ke dalam organisasi/institusi,
  2. Menangkap knowledge: knowledge baru diidentifikasikan sebagai bernilai dan direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal,
  3. Menjaring knowledge: knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks agar dapat ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia (kualitas tacit) yang harus ditangkap bersamaan dengan fakta explicit,
  4. Menyimpan knowledge: knowledge yang bermanfaat harus disimpan dalam format yang baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga semua anggota dalam organisasi dapat mengaksesnya,
  5. Mengolah knowledge:  knowledge harus dibuat up-to-date.

Hal tersebut harus di-review untuk menjelaskan apakah relevan atau akurat, Menyebarluaskan knowledge: knowledge harus tersedia dalam format yang bermanfaat untuk semua orang dalam organisasi yang memerlukan, dimanapun dan tersedia setiap saat.

Dalam lembaga Puskom aspek yang perlu untuk di-manage sebagai knowledge yang perlu di-share di antaranya kemampuan, jadwal kegiatan (rapat, diskusi, seminar, workshop, video conference, dsb), output yang dihasilkan misalnya pedoman, laporan, prosedur, klasifikasi dan lain sebagainya. Hal-hal tersebut menjadi objek knowledge yang bermanfaat bagi seluruh anggota Puskom jika dikelola dengan baik, dieksplisitkan, dan bisa diakses oleh seluruh anggota. Catatan penting yang juga sangat mempengaruhi berhasil tidaknya knowledge management pada Puskom adalah:

  1. Penerapannya tidak hanya menghasilkan knowledge baru, tetapi juga mendaur ulang knowledge yang sudah ada. Oleh karena itu knowledge yang dimiliki sejak lama harus digali kembali dan di-eksplisitkan.
  2. Teknologi informasi memang merupakan sarana yang paling mudah dalam menjembatani terjadinya jejaring sistem knowledge management akan tetapi harus disadari pula belum sepenuhnya bisa menggantikan fungsi-fungsi jaringan sosial antar anggota organisasi. Oleh karena itu, tatap muka juga masih tetap diperlukan.
  3. Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka ketahui, banyak knowledge penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya khusus, padahal knowledge itu sudah dimiliki organisasi tersebut sejak lama.

3.2.          Konsep UPT Puskom Knowledge Management.

Pada organisasi-organisasi modern saat ini, pandangan tentang manajemen perubahan bersinggungan dengan cara mereka memberlakukan knowledge sebagai modal intelektual. Manajemen perubahan mencakup prinsip, alat analisis, ICT, teori perubahan strategis, peningkatan fungsi individu, sistem, struktur dan proses kerja yang di dahului dengan desain organisasi, perbaikan kinerja pegawai, hubungan antar bidang/bagian/kelompok dalam suatu organisasi. Hal ini juga berlaku bagi Puskom.

Platform yang paling memungkinkan sebagai knowledge management system adalah web based knowledge management portal, yaitu situs portal komunitas yang beranggotakan seluruh individu-individu dari anggota Puskom yang bertujuan untuk saling sharing pengetahuan. Bentuk ini relatif sangat mudah untuk diwujudkan sedangkan manfaatnya juga sangat besar. Konsep semacam ini sudah dilaksanakan dengan sangat baik bahkan dipromotori secara mandiri oleh perorangan. Contoh yang sangat nyata adalah http://www.ilmukomputer.com dan http://www.sony-ak.com. Kedua situs tersebut dibangun untuk tujuan sharing ilmu, hanya saja dalam hal ini, dilakukan oleh volunteer-volunteer yang berasal dari pribadi maupun berbagai kalangan yang dengan kesadaran menbagi pikirannya untuk dipelajari orang.

Berkembangnya opensource web platform yang sangat melimpah merupakan potensi yang sangat besar untuk implementasi sistem tersebut. Tentu saja hal ini masih memerlukan pencermatan yang lebih mendalam sehingga bisa dipilih web-platform yang memadai untuk melaksanakan fungsi ini. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memilih opensource web tersebut di antaranya platform:

  1. Semaksimal mungkin bisa menjalankan berbagai fungsi seperti yang telah diuraikan di atas, diantaranya fungsi manajemen data, manajemen dokumen, searching, messaging, dan sebagainya.
  2. Banyak disuplai oleh berbagai plugin oleh komunitas terbuka sehingga memungkinkan penyempurnaan fasilitas jika diperlukan.
  3. Mudah diimplementasikan dengan interface yang user friendly.
  4. Multi-user sehingga memungkinkan penggunaan bersama-sama oleh seluruh anggota. Namun demikian juga harus ada feature untuk manajemen hak akses oleh anggota.

Beberapa keuntungan dengan dimilikinya knowledge portal bagi Puskom adalah adanya gambaran yang konsisten mengenai organisasi Puskom, kemampuan mengelola dan mencari informasi, akses langsung ke informasi dan sumber daya organisasi, hubungan langsung ke laporan-laporan, dan pertanyaan-pertanyaan, hubungan langsung ke data yang dibutuhkan dan keahlian seseorang, serta identitas individu dan akses ke isi/subyek (content) yang dapat dipersonalisasi.

3.3.            Portal Sistem Informasi Knowledge Management.

Atas pertimbangan point pemilihan kriteria aplikasi web-base open source sebelumnya, maka penulis berkesimpulan menggunakan aplikasi moodle sebagai aplikasi portal utama dalam melakukan sharing knowledge padainternal organisasi Puskom. Selain bersifat open source aplikasi ini cukup mudah untuk dioperasikan dengan beberapa fitur utama dan layak digunakan sebagai portal media pertukaran informasi, selanjutnya moodle juga mendukung multiplatform authentikasi untuk mengakses sistem utamanya, aplikasi autentikasi portal diintegrasikan dengan layanan email yang sudah berjalan. Portal tidak akan membuat lagi data user karena akan menggunakan referensi data user dari aktif direktori LDAP milik layanan email.

 

Gambar Proses authentikasi KMS

Dengan memanfaatkan modul authentikasi dari layanan email maka anggota Puskom tidak perlu lagi untuk membuat akun baru pada layanan portal, cukup memasukkan akun email dan password yang dimilikinya. Aplikasi KMS diberi nama domain sisfotek.unila.ac.id dan saat ini sudah dapat diakes melalui intranet/internet dengan tampilan web portal utama seperti pada gambar dibawah

 

Sesuai dengan tupoksi Puskom, penulis telah mengelompokkan 5 kategori topik diskusi sharing knowledge yaitu ;

  1. Arsip surat menyurat (Sifat: Self enrolment with key)
  2. Frequently Asked Question  (Sifat: Guest Allow, Guest accessSelf enrolment)
  3. Inovasi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (Sifat: Self enrolment with key)
  4. Layanan Sistem Informasi/Teknologi Informasi (Sifat: Guest Allow, Guest accessSelf enrolment)
  5. Pengembangan Sistem Informasi (Sifat: Self enrolment with key)
  6. Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi (Sifat: Self enrolment with key)

 

Gambar kategori sharing knowledge

Hingga saat ini telah terdata sebanyak 40 topik diskusi aktif yang melibatkan anggota aktif Puskom, topik diskusi berkaitan dengan sharing pengetahuan mengenai tugas pokok dan fungsi serta aktifitas keseharian masing-masing divisi, masing-masing anggota group dapat menanggapi seluruh topic diskusi serta diperbolehkan untuk mengupload data attachment baik berupa gambar ataupun dokumen digital lainnya.

 

Gambar diskusi aktif antara sesama anggota Puskom

IV. PENUTUP

4.1.            Kesimpulan

Berdasarkan uraian pembahasan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa :

  1. Dengan adanya  sisfotek (Sistem Informasi Transfer Knowledge), proses sharing pengetahuan antara sesama anggota Puskom dapat berjalan lebih efektif dengan data yang terarsip dengan baik serta dapat diakses dengan mudah oleh seluruh anggota.
  2. Sisfotek terdiri dari aspek aktifitas, teknologi pendukung, interface dan berbagai komponen pendukung lainnya yang dibangun dengan aplikasi bersifat open-source, meskipun dibangun menggunakan aplikasi gratis namun fitur dan kecanggihannya dirasakan telah cukup menjadi media komunikasi untuk sharing pengetahuan internal organisasi Puskom.
  3. Modul authentikasi user sisfotek telah mengadopsi konsep modern system yaitu konsep Single Sign On (SSO) dengan acuan authentikasi database sistem menggunakan data user active directory LDAP dari layanan email yang sudah berjalan.

4.2.            Saran

Saran yang perlu dipertimbangkan dalam pembahasan yang telah dilakukan, diantaranya :

  1. Diperlukan kemauan yang sungguh-sungguh atas masing-masing individu dalam insitusi anggota Puskom untuk mengeksplisitkan semua tacit knowledge yang dimiliki sehingga bisa disebarluaskan kepada anggota lain. Sikap yang harus dibudayakan untuk pembentukan sistem ini diantaranya menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah, dan menyebarluaskan knowledge masing-masing.
  2. Puskom perlu melakukan berabagai tindakan yang memungkinkan pengembangan dan pembaruan aset strategis lainnya sehingga dapat terus memajukan inovasi yang dapat menguntungkan semua pihak terutama dalam sharing knowledge.
  3. Puskom perlu menetapkan sharing knowledge sebagai salah satu point penting Key Performance Indikator (KPI) sebagai basis penilaian kinerja personil anggota, semakin beragam share informasi yang ditulis, menjadi point tambahan atas orang  tersebut.
  4. Puskom perlu menetapkan punishment and reward terhadap aktifitas para anggotanya.
  5. Perlunya keteladanan dari PIMPINAN Puskom dengan memberikan contoh tauladan terhadap bawahan dengan menshare informasi sebanyak mungkin baik itu hasil rapat pimpinan (RAPIM), hasil kunjungan kerja ke institusi lain, hasil bencmarking ke luar negeri, update informasi trend pengembangan SI/TI saat ini, informasi arah kebijakan dari Top Level Management Unila, dsb. Sehingga dengan pola kepemimpinan Top Down ini maka diharapkan para anggotanya akan turut mengikuti pola/budaya/semangat membagi pengetahuan dengan rekan kerja lainnya.

DAFTAR PUSTAKA

_______. 2010. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga UPT Puskom. Lampung.

Estriyanto, Y., Sucipto, T. 2008. Implementasi Knowledge Management pada APTEKINDO. [http://y2n.staff.fkip.uns.ac.id/files/2009/02/implementasi-knowledge-management.pdf]. Diakses 22 Oktober  2012.

Mangkuprawira, Tb. Sjafri. 2008. Mengapa Membutuhkan Sistem Manajemen Pengetahuan. [http://ronawajah.wordpress.com/2008/03/30/mengapa-membutuhkan-sistem-manajemen-pengetahuan/]. Diakses 22 Oktober 2012.

Oktavia, D. 2010. Penerapan Knowledge Management Dalam Bioteknologi Pertanian. Jurnal Ilmiah : Institut Pertanian Bogor. Bogor.

Palacios, D., E. Ignacio Gil, E. Fernando Garrigos. 2009. The Impact of Knowledge Management on Innovation and Entrepreneurship in the Biotechnology and Telecommunications Industries. Small Bus Econ, 32:291-301. DOI 10.1007/s11187-008-9146-6.

Scarbrough, H. 2003. Knowledge Management, HRM and the Innovation  Process. International Journal of Manpower, 24 (5), 501-516. DOI 10.1108/01437720310491053.

  1. No comments yet.
  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: