Aplikasi Open Conference System (OCS) dan Open Journal System (OJS) tidak dapat mengirimkan Email notifikasi

Bagi anda seorang pengelola Conference atau Pengelola Jurnal, tentu pernah menggunakan aplikasi free dan open source Open Journal System (OJS) dan Open Conference System (OCS). Pertanyaan yang sering timbul pada pengelola adalah System Notifikasi via Email yang tidak berjalan dengan baik, hal ini tentu sangat mengganggu karena notifikasi email sangatlah penting dalam aplikasi, karena memudahkan pengguna dalam mengetahui status perkembangan paper yang mereka submit, atau sekedar lupa password. Apabila anda menaruh aplikasi OCS/OJS pada system hosting berbasis CPANEL, hal ini tidak akan ditemui, karena aplikasi CPANEL sdh dibundling Daemon System Email, nah permasalahan mulai muncul ketika sistem OJS/OCS ini dikelola pada server sendiri.

Namun jangan khawatir, karena OJS/OCS sudah menyediakan fitur SMTP relay pada aplikasinya, cukup anda aktifkan fitur tersebut dan menggunakan informasi akun email yang sdh dimiliki. Dalam kasus yang saya hadapi adalah ada salah satu pengelola OCS di url berikut http://semnas.fp.unila.ac.id yang  komplain karena sistem notifikasi email tidak berjalan. Nah solusinya adalah sebagai berikut;

1. Buat akun email baru pada system Gmail.
2. Pastikan bahwa akun email sudah sukses dibuat, berhasil mengirim dan menerima email.
3. Edit config.inc.php pada direktori OCS yg anda kelola dengan memasukkan parameter sebagai berikut.

Silakan buka file konfigurasi OJS di direktori_ojs/config.inc.php. 
Anda dapat gunakan CLI editor kesayangan Anda.
$ vi config.inc.php

Cari bagian ini, jika gunakan vi editor dapat tulis ?smtp = . Ubah sesuai contoh dibawah ini:

; Use SMTP for sending mail instead of mail()
smtp = On

; SMTP server settings
smtp_server = "ssl://smtp.gmail.com"
smtp_port = 465

; Enable SMTP authentication
smtp_auth = PLAIN
smtp_username = "namauser@gmail.com"
smtp_password = "passwordnya"

Pastikan parameter yang anda masukan diberikan tanda kutip ""

SMTP google memiliki kelemahan, diantaranya 1) Email yang dikirim menggunakan akun google jadi tidak sesuai dengan nama domain aplikasi contohnya: nama_saya@gmail.com, jadi pastikan bahwa akun yang anda buat adalah akun baru yg namanya mirip mirip lah dengan pengelola OCS, 2)  google membatasi pengiriman email dalam sehari sebanyak 500 email ke setiap akun dan maksimal 2000 akun sehari.

4.  Hasil notifikasi yang sudah jadi kira-kira akan seperti ini